Trả lời cuộc gọi, nhận tin nhắn và định tuyến lại người gọi là những khía cạnh thiết yếu của một doanh nghiệp. Cách làm truyền thống là chỉ định những người cụ thể trả lời và định tuyến lại cuộc gọi. Tuy nhiên, phương pháp này có thể nặng nề. Nó tốn quá nhiều thời gian và công sức và có thể cản trở các hoạt động kinh doanh quan trọng khác. Đây là lúc dịch vụ trả lời điện thoại ảo ra đời.

Nếu nhân viên mất nhiều thời gian hơn để trả lời các cuộc điện thoại trong văn phòng, họ sẽ có ít thời gian hơn để thực hiện công việc kinh doanh thực tế. Việc sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống cũng có thể khiến việc liên hệ với các thành viên trong nhóm đang ở ngoài thực địa khó khăn hơn. Vấn đề như vậy có thể được khắc phục bằng cách chuyển sang hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ.

Bằng cách trút bỏ gánh nặng nhận từng tin nhắn và trả lời từng cuộc gọi, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh. Điều này cho phép các doanh nghiệp phát triển và cải thiện dịch vụ của họ. Hơn hết, việc sử dụng dịch vụ trả lời điện thoại ảo cũng làm cho các doanh nghiệp nhỏ trở nên chuyên nghiệp hơn. Nó thể hiện sự đáng tin cậy đối với các đối tác, khách hàng và khách hàng tiềm năng của họ.

Related: Ứng dụng doanh nghiệp tốt nhất dành cho Android

Dịch vụ trả lời điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp

Tạm biệt gánh nặng trả lời mọi cuộc gọi

Dịch vụ trả lời điện thoại ảo có 2 dạng: một dạng chỉ sử dụng tiếp viên tự động và một dạng sử dụng cả tiếp viên tự động và tiếp tân trực tiếp để nhận cuộc gọi và tin nhắn. Dịch vụ có thể được cung cấp vào những ngày hoặc thời gian cụ thể, hoặc bất kỳ thời gian nào trong ngày và trong tuần. Nó có thể đơn giản hoặc phức tạp.

Việc xác định đâu là dịch vụ trả lời tốt nhất sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, một dịch vụ trả lời tự động, đơn giản và thân thiện với ngân sách là đủ. Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cũng được khuyến khích. Nhưng đối với các ngành công nghiệp lớn hơn, một dịch vụ phức tạp và toàn diện hơn là lý tưởng.

Khi chọn những lựa chọn hàng đầu, chúng tôi đã cân nhắc giá cả, tính dễ sử dụng và các tính năng của từng dịch vụ trả lời điện thoại. Kiểm tra chúng dưới đây.

1. RingCentral- Dịch vụ giải đáp giá cả phải chăng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

RingCentral tương đối rẻ hơn so với hầu hết các dịch vụ trả lời ảo. Với mức giá rất phải chăng mỗi tháng, gói cơ bản cung cấp một gói bao gồm phiên âm thư thoại kèm theo hình ảnh, 100 phút gọi miễn phí và các cuộc gọi điện thoại không giới hạn. Điều này làm cho nó lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một dịch vụ trả lời thân thiện với ngân sách.

Người phục vụ tự động của nó có thể định tuyến các cuộc gọi đến đúng nhân viên hoặc bộ phận. Bạn cũng có thể tùy chỉnh lời chào của công ty mà hệ thống định tuyến sử dụng để chào mừng người gọi. Nếu bạn muốn mở rộng quy mô, bạn cũng có thể thử các dịch vụ trả lời nâng cao hơn của họ như RingCentral Standard hoặc Premium.

Gói dịch vụ điện thoại doanh nghiệp

Lý do chọn RingCentral:

  • Giá cả phải chăng
  • Dễ dàng thiết lập và quản lý
  • Hoạt động ở mọi nơi trên mọi thiết bị
  • 7 lớp bảo mật

Nhược điểm của RingCentral là nó không có lễ tân trực tiếp nhận cuộc gọi. Vì vậy, nếu công ty của bạn cần một con người trả lời các cuộc gọi kinh doanh của bạn, thì dịch vụ này không dành cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn lo lắng hơn về ngân sách, thì dịch vụ này được khuyến khích nhất. Nó đã cung cấp các yếu tố cần thiết với chi phí phải chăng.

Nếu bạn muốn biết thêm về RingCentral, Kiểm tra trang web của họ để biết thêm chi tiết. Bạn cũng có thể tải xuống ứng dụng di động của họ miễn phí.

2. Dịch vụ Trả lời Chuyên môn- Dịch vụ Trả lời Trực tiếp Toàn diện

Dịch vụ Trả lời Đặc biệt là dịch vụ trả lời điện thoại toàn diện nhất. Với các kế hoạch đa dạng, nó có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp khác nhau, từ các công ty nhỏ đến công ty lớn. Công ty cũng có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ trả lời điện thoại cho nhiều doanh nghiệp và ngành nghề.

Dịch vụ chính của công ty là lễ tân trực 24/7. Bạn cũng có thể chọn cuộc gọi tự động nếu đó là những gì bạn thích cho một số cuộc gọi nhất định. Bạn thậm chí có thể điều chỉnh và sửa đổi kịch bản để các nhân viên lễ tân trực tiếp của công ty sử dụng. Các tính năng có thể được sửa đổi dễ dàng thông qua cổng thông tin của họ. Điều này làm cho nó thực sự linh hoạt khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô.

Nhưng Dịch vụ Trả lời Đặc biệt không chỉ là trả lời và định tuyến cuộc gọi. Họ cung cấp các tính năng khác để cải thiện tốt hơn khía cạnh giao tiếp của mỗi doanh nghiệp. Bạn có thể yêu cầu họ trả lời tin nhắn văn bản và email, sử dụng một ngôn ngữ khác như tiếng Tây Ban Nha, nhận đơn đặt hàng và thậm chí trả lời câu hỏi của khách hàng. Đây là những lý do chính tại sao đây là một trong những dịch vụ trả lời điện thoại toàn diện và linh hoạt nhất hiện có.

Định giá linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ đến lớn

Tại sao chọn Dịch vụ Trả lời Chuyên môn:

  • Nhà điều hành trực tiếp có sẵn 24 giờ
  • Dịch vụ trung tâm cuộc gọi đến
  • Được xây dựng để mở rộng quy mô
  • Tích hợp phần mềm động
  • Linh hoạt cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô

Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Trả lời Đặc biệt bằng cách truy cập Trang web chính thức. Công ty cũng có một ứng dụng di động, bạn có thể tải xuống bên dưới.

3. PATLive- Dành cho doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển

PATLive cung cấp dịch vụ trả lời 24/7 để công ty của bạn vẫn có thể nhận cuộc gọi ngay cả sau giờ làm việc. Điều này cho phép công ty của bạn phát triển và mở rộng quy mô. Nó giúp bạn xây dựng và duy trì giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng của mình bằng cách tự làm cho bạn (thông qua lễ tân ảo) sẵn sàng bất cứ lúc nào.

Ngoài dịch vụ trả lời điện thoại trực tiếp, nó còn cung cấp các dịch vụ khác. Họ có thể định tuyến các cuộc gọi đến đúng người, cho dù ở văn phòng hay ngoài hiện trường. Tính năng cuộc gọi tràn cũng đảm bảo rằng ai đó luôn ở đó để trả lời cuộc gọi ngay cả khi các đường dây khác đang bận. Họ có thể thực hiện các công việc liên quan khác như lên lịch cuộc hẹn, xử lý đơn hàng, thu thập khách hàng tiềm năng và thậm chí là đăng ký.

Đặc trưng:

  • Dịch vụ trả lời 2/4
  • Tự động chuyển tiếp cuộc gọi cho các cuộc gọi tràn
  • Đặt và quản lý các cuộc hẹn
  • Nhận cuộc gọi ngay cả sau giờ làm việc
  • Xử lý đơn hàng

Must-Read: Giải pháp sao lưu đám mây cho doanh nghiệp nhỏ

Họ cung cấp bản dùng thử 14 ngày, vì vậy bạn có thể thử các dịch vụ của họ trước khi quyết định dùng thử. Bạn muốn biết thêm về PATLive? Bạn có thể kiểm tra thêm thông tin chi tiết về công ty và các dịch vụ thông qua trang mạng.

4. Nhân viên lễ tân Ruby- Dịch vụ trả lời trực tiếp cho doanh nghiệp nhỏ

Nhân viên Lễ tân của Ruby không chỉ cung cấp dịch vụ trả lời trực tiếp của lễ tân. Nó cũng đi kèm với một số điện thoại doanh nghiệp địa phương miễn phí. Được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân đơn lẻ, dịch vụ trả lời này bắt đầu với gói 299 đô la hàng tháng cho 10 người dùng, 10 hộp thư thoại và 100 phút. Một kế hoạch như vậy là vừa phải cho một dòng không quá bận rộn.

Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các gói khác của họ nếu muốn mở rộng quy mô.

Các Kế hoạch Dịch vụ cho Doanh nghiệp Nhỏ Dịch vụ lễ tân trực tiếp của công ty có sẵn trong giờ làm việc (5 giờ sáng đến 9 giờ tối). Nó cũng có sẵn trong các ngày cuối tuần từ 6 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Thiết lập này chỉ hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ thường không nhận được cuộc gọi sau giờ làm việc. Nhưng nếu bạn cần hỗ trợ trả lời 24/7, chúng tôi khuyên bạn nên thử các dịch vụ khác có trong danh sách này.

Ngoài việc trả lời cuộc gọi, chào người gọi, giữ hoặc định tuyến cuộc gọi, nó cũng có thể thực hiện những việc sau: lập lịch cuộc hẹn, viết kịch bản tùy chỉnh (Câu hỏi thường gặp và các biểu mẫu khác) và xử lý tràn cuộc gọi.

Đặc trưng:

  • Trả lời cuộc gọi trực tiếp trong giờ làm việc
  • Lên lịch và gọi đi
  • Xử lý cuộc gọi tùy chỉnh
  • Tập lệnh tùy chỉnh

Bạn có thể tải xuống ứng dụng di động của Nhân viên lễ tân Ruby bên dưới. Trong khi bạn đang ở đó, cũng có thể đi đến trang mạng để biết thêm chi tiết về dịch vụ của họ.

5. MAP Communications- Dịch vụ Trả lời Điện thoại Ảo & Khắc phục sự cố

MAP Communications là dịch vụ trả lời ảo để sử dụng nếu bạn đang tìm kiếm một công ty vượt trội trong việc khắc phục sự cố khách hàng và viết kịch bản tùy chỉnh. Họ chuyên về các tập lệnh được tùy chỉnh cao. Do đó, họ có thể giúp công ty của bạn quản lý bất cứ điều gì như xử lý đơn đặt hàng và khắc phục sự cố kỹ thuật.

Các dịch vụ của họ cũng có giá cả phải chăng so với các dịch vụ khác, ngoại trừ RingCentral là lựa chọn rẻ nhất trong danh sách. Tuy nhiên, MAP Communications vẫn có giá cả phải chăng khi xem xét các dịch vụ và tính năng đi kèm với mọi gói.

Giá cả và các gói

  • Dịch vụ trả lời 24 giờ
  • Lên lịch cuộc hẹn
  • Định tuyến cuộc gọi
  • Tập lệnh điện thoại tùy chỉnh
  • Cuộc gọi tràn

Nếu bạn là một công ty nhỏ, bạn cũng có thể kiểm tra các hệ thống điện thoại này dành cho doanh nghiệp nhỏ. Và nếu bạn muốn biết thêm về Map Communications, chỉ cần truy cập Trang web chính thức.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp của Grandstream

Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một hệ thống điện thoại doanh nghiệp cho văn phòng của mình, đừng bỏ qua gói 4 điện thoại 8 dòng này của Grandstream. Hệ thống điện thoại di động hoàn toàn này cho phép bạn nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu. Với điều này, khách hàng có thể liên hệ với các thành viên trong nhóm đang làm việc trong lĩnh vực này.

Các tính năng khác bao gồm:

  • Người phục vụ ô tô
  • Thư thoại
  • Tiện ích mở rộng di động và từ xa
  • Thu âm cuộc gọi
  • Âm quay số miễn phí
nút mua trên amazon

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ trả lời điện thoại ảo

How much does it cost to hire an answering service?

Chi phí trung bình là 85 xu một phút. Vì các cuộc gọi trung bình mà các doanh nghiệp nhỏ nhận được là khoảng 250 đến 500 phút một tháng, nên chi phí hàng tháng cho một dịch vụ trả lời là từ 200 đến 450 đô la.

How does answering service work?

Thông thường, dịch vụ trả lời điện thoại hoạt động bằng cách nhân viên lễ tân trực tiếp hoặc tự động sàng lọc, trả lời và định tuyến cuộc gọi. Bên cạnh đó, dịch vụ này cũng có thể bao gồm nhận tin nhắn và đơn đặt hàng, trả lời câu hỏi và lên lịch các cuộc hẹn.

What is a live answering service?

Đây là một loại dịch vụ trả lời sử dụng người trực tiếp để trả lời và định tuyến cuộc gọi, trả lời câu hỏi, lên lịch cuộc hẹn, v.v. Có sự tương tác trong thời gian thực giữa người gọi và lễ tân trực tiếp.

Không chỉ là trả lời cuộc gọi

Nhận được một dịch vụ trả lời điện thoại ảo có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Họ không chỉ trút bỏ gánh nặng khi phải trả lời cuộc gọi. Dịch vụ không chỉ trả lời và định tuyến cuộc gọi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được các nhân viên lễ tân, những người sẽ thực hiện các công việc quan trọng khác trong việc gắn kết với khách hàng như lên lịch cuộc hẹn, trả lời Câu hỏi thường gặp và khắc phục sự cố, nhận tin nhắn, sàng lọc cuộc gọi và hơn thế nữa.

Khi chọn dịch vụ trả lời điện thoại cho công ty của mình, bạn phải cân nhắc những điều sau: sở thích, ngân sách, quy mô doanh nghiệp của bạn và loại hình kinh doanh bạn đang điều hành.

Ví dụ: nếu bạn là doanh nghiệp thường không nhận được cuộc gọi vào đêm muộn hoặc sau giờ làm việc, thì bạn không nhất thiết phải nhận được dịch vụ 24/7. Ngoài ra, nếu bạn nghĩ rằng các dịch vụ cơ bản như trả lời cuộc gọi đơn giản, sàng lọc và định tuyến sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, thì điều đó sẽ ổn ngay bây giờ.

Với những suy nghĩ này, chúng tôi quyết định làm cho danh sách của mình đa dạng nhất có thể, vì vậy bạn có thể chọn theo ngân sách và các tiêu chí khác của mình. Hãy yên tâm rằng tất cả các dịch vụ trả lời mà chúng tôi đã giới thiệu ở đây là best theo cách đặc biệt của riêng họ.

We hope you find this article helpful. We’d like to hear your thoughts. Feel free to leave a comment below.

Hình ảnh nổi bật